太原紅杰人力人才市場 公司地址：太原經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)唐槐路18號（富士康南三門向南300米） 報名熱線：0351-5241147 7562287 公交路線：乘坐877、879到富士康終點站下車往南300米路西 市場體制下對文員的需求分析
一、概念
文秘人員是一種社會從屬性、服務(wù)性職業(yè)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)同外界接觸交往的重要渠道,除了領(lǐng)導(dǎo)人本人直接收集的信息而外,一個單位的文件、電話、傳真、報表等信息,都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作。在一定情況下,秘書還可能被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)人處理某些事務(wù),秘書部門的負(fù)責(zé)人或個別秘書常常起著領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書職業(yè),也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性,它不同于任何專門職能部門,不會長期拘限于某項專門性的業(yè)務(wù)工作, 但秘書必須全面綜合各種信息,是領(lǐng)導(dǎo)的全方位助手。因此,任何部門或任何部門領(lǐng)導(dǎo)如果缺少秘書職業(yè)或者秘書工作的支撐,領(lǐng)導(dǎo)人將很難準(zhǔn)確掌握信息,密切聯(lián)系群眾,進(jìn)而很難進(jìn)行科學(xué)有效的領(lǐng)導(dǎo)。
隨著信息社會、網(wǎng)絡(luò)社會的高速發(fā)展,社會的分工愈加細(xì)化,各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離,為領(lǐng)導(dǎo)決策及實施提供服務(wù)的文秘人員,在各個工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。社會究竟需要什么樣的文秘人才?文秘人才又應(yīng)具備哪些素質(zhì)、職業(yè)能力?由于高校的不斷擴(kuò)招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨,而是隨處可見的待業(yè)人員。對于文秘專業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的,因為很多其他專業(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專業(yè)對口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作,若再加上一些其他或有或無的狀況時時出現(xiàn),這對文秘專業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然,因此對于文秘專業(yè)社會需求情況調(diào)查顯得非常有必要。
二、社會對文秘專業(yè)人才的需求情況
國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減,而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細(xì),文秘人員的需求量大,多以行政秘書工作為主,有專職文員、專職檔案員、人事文員等,職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小,一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”,也稱為“辦公室文員”,身兼多職,通過與從事此行業(yè)的人訪談所知,通常要照顧到最基本的日常工作,即收發(fā)文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點是由于國際貿(mào)易的日益發(fā)展,不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員,但對于英語更加偏重,至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力,職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對文秘人員需求量,但中小型單位的數(shù)量呈增長趨勢,所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經(jīng)濟(jì)、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作。現(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體�！稗k公室文員”隊伍迅速壯大,“商務(wù)秘書”逐漸增多,同時,每個職業(yè)崗位群所對應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大,不斷有新興的崗位誕生。由此可見,秘書的社會需求是相當(dāng)大的。
三、用人單位對文秘人員的技能要求
用人單位認(rèn)為好的秘書人員必須要有好的職業(yè)道德與素質(zhì)中,包括隨機(jī)應(yīng)變,任勞任怨,服從領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)好參謀,善于合作,嚴(yán)于律己,實事求是,勇于創(chuàng)新,甘于奉獻(xiàn),恪守信用,嚴(yán)守機(jī)密,遵紀(jì)守法,廉潔奉公。由此可見,大部分企事業(yè)單位最為看重的是秘書本人的靈活程度與努力程度。而認(rèn)為文秘專業(yè)應(yīng)拓展的知識與能力如下:公文寫作能力,辦公自動化設(shè)備操作能力,人際商務(wù)溝通技巧,人力資源管理,演講與口才,電子文件管理,書法。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識背景、辦公室事務(wù)管理知識、應(yīng)變能力、商務(wù)知識、法律知識。由此看出,現(xiàn)在社會上對文秘的人際溝通協(xié)調(diào)能力,口頭、筆頭的表達(dá)能力都有了很高的要求。
除此之外,各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景,如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景;涉外秘書職位要求至少要有英語四級級證書級口語良好能進(jìn)行基本的交流;公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識和一定的實踐經(jīng)驗等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會優(yōu)先錄用。在新形勢下,文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面,從業(yè)能力應(yīng)更細(xì)致,關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強(qiáng)。
四、 文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景
通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)從事秘書工作年限的,3個月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1—3年占40.3%,3—5年的占14.1%,5—10年的占6.7%,10年以上的占5.8%。隨著企事業(yè)單位用人機(jī)制改革的深化,從業(yè)文秘人員在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小,升遷或轉(zhuǎn)職機(jī)會多,一般在3—5年后會得到晉級的機(jī)會。
行政主管是文秘人員未來的主要職業(yè)發(fā)展方向。文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務(wù)的各個方面,在職業(yè)轉(zhuǎn)換,特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢,換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書(初級、中級、高級)、市場部主管、公關(guān)部主管、財務(wù)管理人員。
不要覺得做文秘人員很困惑,發(fā)展空間狹小,只要努力學(xué)習(xí)充電或深造,具有較強(qiáng)的工作能力,自然會得到晉升的機(jī)會。所以高職高專院校的文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)該不僅具有勝任工作的能力,而且應(yīng)該具有不斷更新知識和技能的能力。社會需要的是復(fù)合型人才,秘書職業(yè)所需要的是通才+管理人才十創(chuàng)新意識。秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè),必須努力攀爬,才能到達(dá)目標(biāo)。作為文秘人員,要想在人群中脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄保守被動的心理,而應(yīng)積極進(jìn)取,迎接一切挑戰(zhàn)。
五、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作
繁、雜、忙、累四個字就是對文秘人員工作特點的最適當(dāng)形容。
此次調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)文秘人員的工作是辛苦的,每天都是些平凡、瑣碎、細(xì)微的事務(wù)性工作,不止是打印文件,整理資料。將近20%的文秘人員成為管理助手,從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營管理、組織協(xié)調(diào)公司會務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等。許多臨時性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化,經(jīng)常加班沒有規(guī)律,需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù),收集、處理各種信息。還要在復(fù)雜而且繁瑣,看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小寡情之間,處理協(xié)調(diào)上下級和各部門關(guān)系,做到萬無一失。在很多情況下,文秘的工作是事無巨細(xì)的。
文秘人員社會需求量很大,大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3一5年后會轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升,但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè)。雖然在中、初級文秘人員中女性占絕大多數(shù),但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在,比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書,可以把比爾蓋茨的日程安排設(shè)計到分和秒。在西方國家很多年長資深的秘書他們會更加受青睞,因為她/他們的自身的素質(zhì),以及對企業(yè)文化的認(rèn)同度都造成了她/他們在職業(yè)生涯中的游刃有余。這也是高級秘書和初級文員的區(qū)別,也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向。 文秘人員在日常工作中接觸到人事、財務(wù)、專業(yè)業(yè)務(wù)的機(jī)會比較廣泛,對各方面技能要求很高,只有具備較強(qiáng)的文字與語言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力,富有經(jīng)驗的文秘人員才是在我們社會急需的復(fù)合性人才。社會對文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個充滿活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè),也是一個具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)
|
晉公網(wǎng)安備 14019202000672號